Offentlige anskaffelsesregler kan være en tung materie. Her har vi gjort et forsøk på å forklare anbudsprosessen slik den fungerer med systemet NRK bruker.
Anbud og offentlige avtaler
Offentlige institusjoner er forpliktet til å gjøre større innkjøp i form av en offentlig anbudskonkurranse. Dette er primært for at pengebruken i det offentlige skal være transparent og at muligheten for å få kontrakten skal tilbys alle på lik linje. Anbudskonkurransen går ut på at markedet kan melde sine tilbud på å løse en spesifikasjon fra en offentlig institusjon.
I praksis betyr det at alle innkjøp NRK gjør over visse beløpsgrenser skal publiseres offentlig, og vi kan gå i prosess med forskjellige leverandører før vi gjør innkjøpet. Dette betyr også at de leverandørene som ikke blir valgt kan klage på våre avgjørelser, om de mener avgjørelsene ikke ligger innenfor lovverket / reglene satt i den individuelle anbudskonkurransen. NRK kan også velge å ikke benytte seg av avtalen, men det skjer svært sjelden.
Alt dette reguleres i Lov om offentlige anskaffelser
For å effektivisere anbudsprosessen har NRK inngått samarbeid med et selskap som håndterer mye av konkurransegjennomføringen vår, Mercell. Gjennom Mercell har vi online-håndtering av dokumentflyt, tidsfrister og annen støtte for leverandører i prosessen.
Vi er dermed kvitt papir!
Ønsker du å delta i en anbudsprosess?
Før du logger deg inn i Mercell, sørg for å ha følgende dokumentasjon tilgjengelig digitalt;
• HMS-attest
• Referanser som er relevant i forhold til det anbudet det besvares
• Dokumenter i henhold til hva anbudskonkurransen etterspør, husk at det ikke er mulig å ettersende dokumenter etter at konkurranse-tidsfristen er ute så pass på at alle dokumenter legges ved.
• Organisasjonsnummer – enten som AS eller enkeltmannsforetak. Kan fåes hos Brønnøysundregisteret
• Skatteattest Bestilles via Altinn – må ikke være eldre enn 6 mnd.
• MVA-attest Bestilles via Altinn – må ikke være eldre enn 6 mnd.
• Regnskap siste år, evt siste ligningsattest, for å dokumentere en ryddig økonomi.
Start her
Når du går inn på anbudet, er det første du må gjøre å trykke “Meld din interesse” i toppen av siden:
Deretter må du opprette en bruker, om du ikke allerede har en.
Mercell-systemet guider deg gjennom resten av prosessen.
Hva skal jeg legge ved?
Det er viktig at du får levert inn alle vedlegg som beskrives i portalen.
I dokumentet som heter konkurransebestemmelser, er det en tabell med detaljert informasjon om all dokumentasjonen som skal inngå i det aktuelle anbudet. Blant annet skal det oppgis referanser som er relevant i forhold til anbudet som besvares. I det samme dokumentet finnes en detaljert tabell med tildelingskriteriene – altså hvilke egenskaper NRK vil vektlegge i anbudene og hvordan disse egenskapene vil bli vektet/tillagt verdi.
Etter at anbudskonkurransen er avgjort offentliggjøres vinneren(e) av avtalen som er utlyst.
Hjelp!
Er det noe du er usikker på, kontakter du support i portalen. Da vil Mercell hjelpe deg gjennom prosessen. Er noe uklart eller du har spørsmål til konkurransedokumentene eller selve kravspesifikasjonen, kontakter du NRK gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Det er viktig at all kommunikasjon skjer skriftlig. Spørsmål og svar som har relevans for alle deltakere i konkurransen vil bli delt. Vi anonymiserer da avsenderen.
Alle anbud NRK har utlyst finner du i Mercell og i den offentlige portalen der alle offentlige utlysninger og tildelinger ligger; Doffin.
Lykke til 🙂
Hei. Fint dere blogger om dette og prøver å hjelpe oss igang for å sende inn tilbud. Det var en temmelig tung prosess å gå igjennom. Nå etter å ha levert inn et tilbud så kan jeg oppsummere det faktisk arbeidet involvert slik:
Det tok meg 14 timer å sende inn tilbudene.
Jeg måtte samle inn 7 forskjellige offentlige dokumenter fra forskjellige instanser som Skatteetaten og Brønnøysundregistrene.
Jeg måtte lese igjennom 44 dokumenter (22 per rammeavtale) samt hold meg ajour med endringer som kom etterhvert i prosessen.
Jeg måtte produsere tilsammen 2 stk 40 siders tilbud. Disse måtte leveres i tre forskjellige formater (oppdelt, kombinert, kombinert og sladdet).
Endel av de offentlige dokumentene (f.eks ifra Brønnøysundregistrene) er passordbeskyttet. Disse måtte jeg da bryte for å kunne kombinere dem sammen med de andre dokumentene.
Hele tilbudet måtte så tilslutt sendes inn og signeres med – ja dere gjettet riktig – BankID.
Jeg forstår at dere må følge regelverket for offentlig anskaffelser, men jeg tror ikke dette gir dere bedre apper. Mest sannsynlig så er det gode selskaper der ute som ikke har tid eller lyst til å gå igjennom en slik komplisert prosess.
Ta kontakt om dere vil ha tips om ting som kan gjøre ting letter ved neste anbudsrunde 🙂