nrk.no

8 421 800 dokumenter i glemmeboka

Kategorier: Journalistikk & Media


Informasjon om 8,4 millioner offentlige dokumenter kan gå tapt når myndighetene stenger Elektronisk Postjournal. NRK Brennpunkt og NRKbeta håper innholdet i basen vil bli reddet.

Det offentlige produserer flere dokumenter enn noensinne, og de søkbare journalene er helt avgjørende dersom du vil kikke forvaltningen i kortene.

Uerstattelig verktøy

Tjenesten heter EPJ (Elektronisk Postjournal) og har vært en lukket tjeneste i all den tid den har vært regnet som et prøveprosjekt. De fleste redaksjoner i landet har imidlertid tilgang til den (via www2.interpost.no/journal).

Nå som den nye, åpne postjournalen på www.oep.no er lansert, vil den gamle bli lagt ned.

De gamle dokumentene er ikke overført til den nye basen, og vil forsvinne. EPJ kan i verste fall bære 8 421 000 journaloppføringer med seg ned i graven.

Journalister og forskere frykter at et viktig verktøy kan bli borte med EPJs nedleggelse. Den gamle tjenesten inneholder dokumenter helt tilbake til starten av 90-tallet.

Den nye tjenesten omfatter hovedsaklig dokumenter fra 2009 og 2010. Det vil ta mange år før den nye tjenesten blir et like verdifullt researchverktøy som den gamle.

Rett til å få dataene

Presseorganisasjonene har skrevet et brev til fornyings-, administrasjons- og kirkeminister Rigmor Aasrud. De krever at statsråden griper inn mot planene om å legge ned den gamle versjonen av EPJ.

Postjournalen gir et bilde av hva et offentlige forvaltningsorgan driver med. Vi har alle rett til innsyn i forvaltningens korrespondanse, i medhold av offentleglova.

Den nye tjenesten, som ble lansert tidligere i år, gir dessuten ut færre opplysninger enn den gamle basen. Blant annet mangler informasjon om saksbehandlere og interne dokumenter.

På den positive siden må det nevnes at det nye journalsøket er åpen for alle – ikke bare journalister.

Etter siste revisjon av offentleglova har det imidlertid kommet en ny bestemmelse, som kan være til hjelp i dette tilfellet. § 9 gir oss rett til å kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser, dersom dette kan gjøres «med enkle midler».

To ukers saksbehandling

NRK Brennpunkt har sendt en innsynsbegjæring til Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI), der redaksjonen ber om å få databaseeksporten utlevert med hjemmel i nettopp § 9.

Siden dataene åpenbart allerede foreligger i en database, kan sammenstillingen følgelig frembringes med «enkle midler». 8,4 millioner poster vil antakelig ikke utgjøre mer enn et par-tre hundre megabytes som en komprimert tekstfil.

Vi er spente på svaret vi vil få fra DIFI. Samme dag som innsynsbegjæringen ble sendt, fikk vi tilbakemelding om at saksbehandlingen nok ville ta rundt to uker.

Hva tenker dere?

12 kommentarer

  1. Henrik Arnestad Salthe

    I tillegg hører det med til historien at det er vanskelig å bestille flere dokumenter om gangen med den nye løsningen, og at flere etater ikke lå inne på den nye løsningen sist jeg sjekka!

    Svar på denne kommentaren

  2. For det første sier offentlighetsloven at man kan få innsyn «uten grunna oppehald» Sivilombudsmannen setter dette 3-5 dager. Det er forøvrig hva NRK opererer med når man ber om innsyn i dokumenter. Jeg synes dere kan klage på saksbehandlingstiden, i det minste be de begrunne den. Mye nyttig jus rundt dette hos offenlighet.no

    Men det finnes en omvei rundt dette, den er forøvrig smart å følge om dere skal bygge en egen løsning, arkivverket har laget en standard som heter Noark, de fleste arkivsystemer støtter Noark 4.x mens enkelte er sertifisert på Noark 5.x, for egen OEPs spiller vers. ingen rolle, men om man skal bygge en database til dette kan det være lurt å støtte malen slik at import av ny informasjon kan gjøres enklere.

    Mer informasjon: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5

    I og med at de fleste arkivsystem i dag støtter denne standarden og det er svært lett å gjøre en eksport i de fleste arkivsystemene kan §9 i offentlighetsloven brukes til å hente ut postjournaler i langt større grad enn de som ligger i EPJ i dag. Dette kan så følges opp med ukentlig eller månedlig uttak av samtlige offentlige etater og halvoffentlige-bedrifter.

    Jeg har selv gjort dette, og har søkbar postjournal hos en rekke myndigheter liggende i en sql database her.

    Så som backup, send brev til myndighetene som ligger i EPJ og be om postjournalen i sin helhet i Noark format.

    Svar på denne kommentaren

  3. Takk for nyttig informasjon!

    Jeg er også klar over at saksbehandlingstiden bør være kortere enn to uker, og ville normalt protestert mot en ubegrunnet forlengelse.

    Gitt omfaget av forespørselen, tar jeg det som et positivt tegn at de ber om noe lengre tid. Forhåpentlig betyr det at saken undergis en reell behandling som kanskje også involverer en avklaring av de tekniske forutsetningene for å imøtekomme innsynsbegjæringen.

    Den tekniske argumentasjonen kommer eventuelt i neste omgang. En av metodene vil være å begjære innsyn i den tekniske dokumentasjonen, som for eksempel databaseskjema, arkivstandard og filformater.

    Men jeg venter heller noen dager med å rulle ut de store kanonene, vi satser på samarbeid og et positivt svar 🙂

    Svar på denne kommentaren

    • Jeg er en smule usikker på om det er et godt tegn eller ikke, det er en lov-uttalelse fra justisdepartementet angående hele databaser, men dette gjelder loggen til en sms database. Jeg har dog problem met at en xml/sql dump fra en database ikke faller inn under offentlighetslovens §9.

      Jeg vil uansett anbefale dere å begynne å samle inn postjournaler i Noark, direkte fra myndighetene, ikke minst med å samkjøre referanse saker kan man lett se hvem som slurver med journalføringer.

      Jeg hører også at man har en viss aldersbegrensning på avsender mottaker i OEP, jeg vil anta at man før eller siden bør systematisk samle inn postjournaler i et format som man kan behandle videre.

      Om dere skal lage en offentlig tjeneste av dette så vil jeg på det sterkeste anbefale at dere setter ned redaksjonelle guidelines, det er svært mye som burde vært skjermet i postjournalene som div myndigheter slurver med, en masse publisering av et så stort og personlig datasett krever langt mer kritisk tekning enn publisering av skattelistene.

  4. Har aldri sett noen tolkning av hva offentlihetslovens §9 egentlig betyr. Er det en blankofullmakt for alle offentlige organ som ikke vet hvordan gjøre en spørring i sitt eget datadatabasesystem til å si at det ikke er «enkle midler» å hente ut informasjon fra eget datasystem?

    Dette avslaget bør ankes videre, ellers kan det skape negativ presedens:
    http://www.difi.no/artikkel/2010/09/elektronisk-postjournal-utleveres-ikke

    Svar på denne kommentaren

  5. Kan ikke tenke annet enn at Difi vurderer alternativer for bevaring av dataene i EPJ.

    Uavhengig av hvilken Noark-versjon dataene er lagret i, kan de jo for eksempel importeres til en såkalt historisk base og tilgjengeliggjøres i den nye, åpne postjournalen. Den prinsippielle «svakheten» med EPJ var nettopp at det var en lukket tjeneste….

    Offentlige virksomheter opparbeider seg over tid flere slike baser, basert på forskjellige Noark-standarder, og løser slikt forløpende med å ha historiske baser parallelt med produksjonsbasen.

    Lykke til!

    Svar på denne kommentaren

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *. Les vår personvernserklæring for informasjon om hvilke data vi lagrer om deg som kommenterer.